Software entwickeln lassen?

Software entwickeln oder entwickeln lassen, das ist hier die Frage!

Lohnt sich professionelle Softwareentwicklung für mich?

Niemand sammelt heute noch Kundeninformationen auf Schreibpaper. Und handschriftlich ausgefüllte Formulare zur Protokollierung von Qualitätsprüfungen oder Produktionsabläufen sind ebenfalls schon längst in der Mottenkiste verschwunden – die Sauklaue konnte schon damals eh keiner lesen! Software ist heute in Form von allen möglichen Computerprogrammen nicht mehr aus unseren Unternehmen wegzudenken. Das gilt nicht nur für Berliner Hipster-Startups vom Prenzlauer Berg, sondern auch für den ländlichen Betrieb in der Uckermark, der z.B. seine hausgemachte Leberwurst online verkauft.  

Um die Lebewesen, die Software entwickeln, ranken sich bekanntlich allerhand Mythen und wenn das eigene digitale Problem etwas mit Software zu tun hat, stellt sich schnell die Frage, ob man so einen pizzafressenden Organismus oder ein autistisches Wunderkind à la Sheldon Cooper zur Hilfe ziehen sollte, um seine eigene individuelle Software entwickeln zu lassen.  

Deshalb versuchen wir Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten Fragen, Faktoren und Überlegungen zu geben, die bei der Entscheidung Software entwickeln oder entwickeln zu lassen, helfen:

  • Schnellstart mit Excel, Power BI und Co.
  • Standardsoftware als erste Hilfe-Maßnahme
  • Wann wird es Zeit auf professionelle Softwareentwicklung zu setzen?
  • Bei welchem Dienstleister sollte ich meine Software entwickeln lassen?
  • Mit welchen Kosten muss ich rechnen, wenn ich Software entwickeln lasse?
  • Ein bisschen Eigenwerbung muss sein: Softwareentwicklung als Dienstleistung bei der PI Informatik

Aller Anfang ist Excel

Digitalisierung ohne Software-Heckmeck mit BI-Tools

Digitalisierung oder Künstliche Intelligenz hin oder her: Software entwickeln ist kein Hexenwerk und besteht aus immer wieder kehrenden Bestandteilen: 

  • Daten werden eingegeben (Input)
  • Daten werden verarbeitet (Throughput)
  • Daten werden visualisiert und aufbereitet (Output)

Gähnend langweilig! Das haben sich auch hunderte andere Unternehmen gedacht. Deshalb gibt es dafür auch Standardsoftware. Allen voran Excel, Access, Power BI und Co. und die haben es faustdick hinter den Ohren. Alles was Sie theoretisch in Form von Zahlen und Buchstaben beschreiben können, lässt sich auch damit digital erfassen und hübsch aufbereiten:  

  • Nutzen Sie Excel oder Access für flexible Formulare (Input)
  • Formeln und VBA (Visual Basic for Applications) für die Datenverarbeitung (Throughput) – mit welchem Tool? Die Antwort kennen Sie!
  • Excel oder Power BI für die Visualisierung (Output)
  • Wer mutig ist, kann auch mit Windows Forms seine Software programmieren

Worin liegt jetzt der große Geniestreich? Es handelt sich um Standardsoftware, die sehr, sehr, sehr generische Grundfunktionen abdeckt, die immer wieder in Softwareprodukten auftauchen und das beste: Man kann die Programme wie Kinder-Knete nach seinen eigenen Wünschen formen. Die Werkzeuge geben zwar vor, wie bestimmte Probleme gelöst werden, aber nicht welche Probleme. Mit den Excel-Zellen müssen Sie sich schon anfreunden, wie mit dem Kästchenpapier im Matheunterricht: Aber ob Sie nun Kontodaten oder Dinosaurier verwalten, ist der Software schnurzpiepegal.

Strukturieren geht über Probieren

Einen Haken haben Excel und Co. dann doch! Wenn viele unterschiedliche Informationen, die aufeinander verweisen, zusammenkommen, kann es schnell unübersichtlich werden. Beispiel: Wenn Sie Bestellungen verwalten, werden Sie unterschiedliche Tabellen mit Produkten, Kundenkontakten und Lieferanten pflegen. Da sollte schon etwas Ordnung in der Bude sein. Schließlich wollen Sie nicht alles doppelt und dreifach eingeben. Auf der anderen Seite sollte aber auch sichergestellt werden, dass referenzierende Informationen, wie Kunden-, Konto- oder Liefernummer, nicht frei nach Schnauze irgendwo hinterlegt werden, sondern auch wirklich auf den richtigen Datensatz verweisen.

Datenbanken als erste Software-Lösung

Bei dieser Aufgabe helfen leicht kostenlose Datenbanken, wie der SQL Server Express, den Sie auch für mehrere Nutzer bereitstellen können oder Microsoft Access für den Desktop (die stirbt jedoch langsam aber sicher aus). Selbst wenn Sie erst später für Ihre Firma Software entwickeln lassen wollen, haben Datenbanken noch einige weitere Vorteile: 

  • Daten-Validierung durch sogenannte Constraints
  • Performance
  • Sicherheit
  • Interoperabilität mit anderen Programmen

Excel können Sie natürlich weiterhin als Backend nutzen. Bei wenigen Tabellen können Sie natürlich auch die Excel-Tabellen untereinander referenzieren. Die Modellierung solcher Datenbanken gehört aber eindeutig in die Hand von Leuten, die sich damit zumindest ein bisschen auskennen! Das kann z.B. ein Werkstudent sein. Um ein späteres Datenchaos zu vermeiden, ist es aber immer noch am besten für den Start einen Experten zu fragen. In wenigen Arbeitstagen können Sie so eine Software-Lösung entwickeln lassen, ohne tief in den Geldbeutel zu greifen, die Sie selber ausbauen können. Die Kosten liegen in der Regel bei unter 5.000 Euro und ersparen Ihnen jede Menge Kopfschmerzen durch stundenlanges Rumprobieren – großes Indianerehrenwort!

Standardsoftware für alles und jeden

Man muss Software nicht gleich neu entwickeln lassen

Wenn man mit Excel und einer Datenbank im Nacken also alles machen kann, warum wird dann überhaupt noch andere Software entwickelt? Das ist wie mit einem Haus. Theoretisch weiß man, was alles dazugehört. Stein auf Stein alles selber bauen ist aber eher was für echte Hornbach-Fans. Insbesondere bei Standardaufgaben sind Informations-Inputs und -Outputs bekannt – ich hoffe, Sie erinnern sich noch. Entsprechend nehmen es viele Zeitgenossen dankend an, wenn Sie nicht mehr selber alles mit Formeln, Tabellen und Arbeitsblättern zusammenbasteln oder Ihre Software entwickeln lassen müssen. Standardsoftware nimmt Ihnen bei Standardproblemen einen Sack voll lästiger Aufgaben ab: 

  • Die meisten notwendigen Informationen wurden bereits modelliert und haben Ihr Plätzchen, an dem man Sie ablegen kann. Schließlich ist es kein Geheimnis, dass ein Kunde, Mieter oder Patient eine Kunden-, IBAN- oder Steuernummer haben kann – höchstens für manche Kunden selbst.
  • Die Daten werden in der Regel bereits umfangreich geprüft. Wäre doch schade, wenn z.B. das Finanzamt nichts von Ihrer Steuererklärung mitbekommt, weil Sie sich nicht ordentlich bei Elster angemeldet haben.
  • Wer nehmen kann, muss auch geben. Bei so vielen Eingabe-Informationen gibt’s auch gleich die passenden Auswertungen, wie beispielsweise Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen oder Schichtbelegungen.
  • Standardschnittstellen zu Finanzamt, Krankenkassen und Versicherungen.

Ein paar Beispiele für Standardsoftware

Nicht nur fürs liebe Geld, also z.B. der Buchhaltung, gibt es Software to go. Im Laufe der Zeit haben IT-Firmen alles Mögliche an Software entwickeln lassen, damit ihre Kunden keinen Finger mehr krumm machen müssen: 

  • ERP-System (Enterprise-Resource-Planning). Die Eierlegende Wollmilchsau, wenn es um die Verwaltung von allem Möglichen geht. Material, Personal, Finanzen …, wenn ein IT-Berater Ihnen die Liste vollständig aufzählt, sollten Sie die Trilogie von „Herr der Ringe“ plus „Der Hobbit“ schon mal bereithalten. Für die meisten Firmen etwas zu viel.
  • KIS (Krankenhausinformationssystem), damit in der Klinik auch in Stresssituationen alle noch den Überblick über Schichten, Betten und Abrechnungen haben.
  • MES (Manufacturing Execution System) und die Produktion läuft wie geschmiert. Meistens ist aber eher die Schraube locker – zum Glück für uns!
  • BUIS (Betriebliche Umweltinformationssysteme): Das ERP-System für Nachhaltigkeit. Hier finden sich alle umweltrelevanten Daten eines Unternehmens – kommt vielleicht in Zukunft mehr in Mode.
  • XY-Systeme, -Plattformen, -Portale und -Super-Dupa-Full-Featured-Solutions: Jede Standard-Software, die man auf diesen Planeten entwickeln lassen kann, haben IT-Unternehmen schon entwickelt. Entsprechend lässt sich die Liste noch unendlich fortführen. Aber wir dürfen aus urheberrechtlichen Gründen leider die Filme von Tolkiens Meisterwerke nicht auf dieser Seite einbetten, um Ihnen die mentale Folter durch endlose Aufzählungen zu erleichtern.

Alles zu komplex?

Ab wann die Software vom Profi entwickeln lassen?

Für alles gibt es Standard-Software. Das klingt doch super. Wozu sollte man da noch individuelle Software entwickeln lassen? Fragen Sie doch mal in Ihrem Media Markt nach einem ERP- oder MES-System. Das Angebot wird überschaubar ausfallen. Mal abgesehen von Excel ist Unternehmens-Software sehr komplex und vielseitig. Entsprechend schwierig kann die Suche sein und die ersten Kosten für Beratung und Konzeption werden anfallen. Mit dem Kauf ist es aber nicht getan: Einfach CD reinlegen und fertig? Fehlanzeige! Für den Betrieb vieler Lösungen, wie Beispielsweise SAP-ERP-Systeme, sind allerhand Teilkomponenten notwendig. Dazu gehören z.B.: 

  • Webportale
  • Laufzeitumgebungen
  • Datenbanken
  • Lizenzmanagement-Software, 
  • Entwicklungsumgebungen, um eigene Software-Erweiterungen entwickeln zu lassen

Diese können Ihre Admins ganz schön auf Trab halten. Neben dem erhöhten Kaffeekonsum durch lange Installations-Marathons kommen noch Schulungen dazu, da die meisten Anwendungen auch ihren eigenen Fachsprache-Jargon, Funktionen und Module mitbringen, die nicht immer intuitiv sind. 

Individuelle Softwareentwicklung stoppt das Chaos

Braucht man gleich mehrere Software-Lösungen, entwickelt sich schnell ein großes Chaos. Nicht ohne Grund verzichten viele Unternehmen deshalb auf Standard-Lösungen und verfolgen das Ziel, ihre individuelle Software entwickeln zu lassen. Denn Individualsoftware bringt sehr viele Vorteile mit sich, die Standardsoftware nicht ohne weiteres hat: 

  • Keine nachgelagerten Lizenzkosten: Schließlich gehört Ihnen die Software
  • Zielorientierte Bereitstellung von Funktionen: Es wird nur das entwickelt, was wirklich nötig ist! Die Nutzerführung fällt deshalb oft intuitiver und performanter aus.
  • Strukturiertere Arbeitsabläufe: Nicht die Software bestimmt die Prozesse, sondern die Prozesse die Software: Das heißt, kein unnötiger Programmwechsel und kein Wo-muss-ich-jetzt-klicken-Heckmeck.
  • Aufwendige Schulungen können Sie sich sparen, denn Ihre Prozesse formen die Software, nicht die Software Ihre Prozesse
  • Und vieles mehr: … 

Super! Tina? Hattest du nicht mal was mit Informatik studiert? Du suchst doch immer nach Herausforderungen. Besser nicht! Ähnlich wie bei der Einführung von Standardsoftware, muss auch die individuelle Softwareentwicklung von der Planung und Programmierung bis zum Betrieb professionell organisiert werden. Mal beim Umzug helfen oder den Rasen mähen: das kann auch der freundliche Junge von nebenan. Aber gleich die eigenen Haare schneiden: da sucht man doch lieber einen Friseur, der das auch gelernt hat!  Unabhängig, ob Sie Software nun entwickeln lassen oder alles selber programmieren: Das richtige Vorgehensmodell und ein professionelles Team haben einen entscheidenden Einfluss auf Ihren Erfolg.

Ich habe da mal `ne Idee

Das richtige Vorgehensmodell zur individuellen Software-Lösung

Herzlichen Glückwunsch! Anstatt der gebetsmühlenartigen Routine aus Google-Suche und dem verzweifelten Klicken auf phantasielosen Anzeigen zu verfallen, machen Sie es sich einfach. Sie suchen einfach nach jemanden, der professionell Software entwickelt und erzählen Ihrem neuen Lieblingsdienstleister Ihre digitale Vision. Sie sind schon fast dickste Freunde, solange bis die unromantische Frage nach dem Preis kommt. Erwarten Sie bloß keine konkrete Antwort nach dem Motto: „Das macht dann 3.490,75 Euro“. Spätestens jetzt gibt es drei Alternativen:  

  • Das Wasserfallmodell: Sie rücken ganz konkret raus mit der Sprache, was Ihr Softwareentwickler Ihnen hinzaubern soll, Sie erstellen ein Lastenheft – viel Spaß! -, lassen Ihre Software entwickeln und bezahlen einen Festpreis. 
  • Die agile Softwareentwicklung: Sie machen sich das Leben leichter – schließlich kommt der Hunger ja beim Fressen – und legen einfach mal los und arbeiten sich Schritt für Schritt voran. Hier wird versucht möglichst frühzeitig Software zu entwickelt, die man richtig „anfassen“ kann. So vermeiden Sie Fehlkonzeption und Planungsaufwand, der eh für die Tonne ist. 
  • Time per Money: Sie sagen dem Entwickler, was Sie wollen. Er gibt in der Regel eine grobe Schätzung ab, schreibt brav auf wie lange er gebraucht hat und Sie bezahlen seine Arbeitsstunden.

Und wie soll ich jetzt meine Software entwickeln lassen? Kommt drauf an! Jetzt mal ehrlich: Auf wie vielen Wikipedia-Artikeln basiert Ihr Lastenheft? Haben Ihre Leute wirklich Ahnung von Requirement Engineering oder haben Sie einfach nur die erstbeste Vorlage gedownloaded? Als PI-mal-Daumen-Regel gilt: Können Sie Ihre Anforderungen fachlich und technisch ganz genau definieren, können Sie es mit dem Wasserfallmodell probieren. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie Ihre Software agil entwickeln lassen. Was? Mehr haben Sie mir nicht zu sagen? Doch! Über die Wechselwirkung zwischen Risiko, Kosten und Vorgehensmodell gibt’s noch aller Hand zu sagen! 

Das ist ein Fall für Software-Superhelden

Stellen Sie Ihr Softwareentwicklungs-Team zusammen

Zugegeben: Nicht für jede Softwareentwicklungs-Aufgabe muss man ein zertifizierter Knöpfe-Drücker sein. Kann ich also meinen pfiffigen Werkstudenten da ranlassen? Der wuppt das doch bestimmt mit links. Es kommt wie immer darauf an. Unabhängig davon wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie sich überlegen, welche Prozesse Ihre neue Software abdecken muss und danach, wie kritisch diese für Ihr Geschäft sind. Ein grober, aber erster guter Ansatz zur Einschätzung sind die Faktoren: 

  • Zeit: Wieviel Zeit werden Ihre Mitarbeiter mit der Software verbringen: Täglich, einmal im Monat, einmal im Jahr …?
  • Geld: Welche Geldflüsse werden mit der Software gesteuert: Alle Warenein- und Ausgänge, interne Lagerumbuchungen oder Fördergelder …?
  • Wer: Welche Personen arbeiten mit der Software: Die Geschäftsführung, Ihr bester Ingenieur, Ihr Investor oder der Gabelstapler …?
  • Fristigkeit: Ab wann brauchen Sie eine Software-Lösung: Schon Gestern, nächstes Jahr oder einfach irgendwann …?

Die Liste kann natürlich beliebig ergänzt werden. Und jetzt schauen wir doch mal was es auf dem Markt gibt: 

  • Studentenkraft: Ein Klassiker bei unseren Kunden. Kostet oftmals nicht mehr als 6.000 Euro im Jahr und kann schnell rekrutiert werden. Aber: Bachelorarbeit, neue Freundin, neues Studium, neue Stadt und schwupp: Wie gewonnen schon zerronnen!
  • Softwareentwickler/-in (intern): Sie wollen sich Ihre eigene Softwareentwicklungsabteilung aufbauen? Mit ca. 45.000 Euro können Sie einsteigen. Wollen Sie einen Profi, müssen Sie auch schon mal 60.000 Euro oder mehr hinblättern. Und nicht vergessen: Softwareentwickler sind in der Regel Herdentiere und den richtigen zu finden, kann Monate dauern.
  • Freelancer: Kann je nach seiner individuellen Projektlage schnell rekrutiert werden. Kostet in der Regel weniger als ein professioneller IT-Dienstleister. Sie haben allerdings keinerlei Weisungsbefugnisse. Will er in Thailand Urlaub machen, macht er das auch! Sie bezahlen nur, wenn Sie ihn brauchen.
  • Softwareentwickler/-in (extern): Kann beim richtigen Dienstleister schnell rekrutiert werden. Kostet in der Regel etwas mehr als ein Freelancer. Gehorcht aufs Wort – und wehe, wenn nicht! Sie bezahlen nur, wenn Sie ihn brauchen. 

Mit diesem groben Überblick können wir uns Gedanken machen, wer der richtige für welchen Job ist: 

  • Studentenkraft: Das Studium geht vor! Ob Ihre Geschäftsführung nun morgen Ihren Bericht braucht, wird dem Studi egal sein, wenn es morgen um sein Kolloquium geht. Und dabei hat Ihr bester Mitarbeiter so viel Zeit in seine Betreuung gesteckt! Den Studenten also besser für nicht allzu kritische Aufgaben einsetzen.
  • Softwareentwickler/-in (intern): Planen Sie viel Zeit und ggf. Geld für die Suche ein! Denn Softwareentwickler sind gefragt und wollen mit anspruchsvollen Software-Aufgaben gefüttert werden. Hinzu kommen Kosten für die Einarbeitung und die Überprüfung seiner Arbeit. Haben Sie zeit- und kostenintensive Prozesse, die 24/7 laufen müssen, kann sich der Aufwand allerdings lohnen.
  • Freelancer: Diese Zeitgenossen kommen und gehen, wann Sie wollen und qualitätstechnisch reicht die Spannweite vom gefragten Programmier-Genie bis zum unfähigen Dödel-Bastler. Wie Sie den Unterschied sehen? Keine Ahnung! Verkaufen können sie sich alle gut. Ob Sie kritische Software-Lösungen mit diesen Zeitgenossen entwickeln lassen können? Probieren Sie es aus. Achten Sie aber unbedingt auf nachweisbare Referenzen und Zertifizierungen.
  • Softwareentwickler/-in (extern): Von einem IT-Dienstleister für Softwareentwicklung können Sie auf Knopfdruck professionelle Softwareentwickler anfordern. Ihr Dienstleister hat zudem bereits eine Vorauswahl getroffen, was fachliche und technische Skills anbelangt. Durch den firmeninternen Wissensaustausch, regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen wird zudem immer für die notwendige Mindestqualität gesorgt. Für unkritische Nice-To-Have-Anwendungen, die ab und zu mal benutzt werden, wäre das aber zu viel des Guten. 

Mit der richtigen Mischung Software entwickeln lassen

Alle haben also Ihre Stärken und Schwächen. Ob Sie nun Otto, den (Katastrophen)-Studenten, einsetzen oder einen Programmier-Profi, um Ihre Software entwickeln zu lassen, hängt also davon ab, wie kritisch bzw. wie zeitintensiv diese ist, welche Umsätze davon abhängen und wer damit arbeitet. Es gibt natürlich einige glasklare Fälle, wie Sie bereits wissen. Wenn Sie sich unsicher sind, hilft häufig der richtige Mix und es gelten einige Faustformeln: 

  • Wie beim Hausbau, ist das Fundament das A und O. Ist es brüchig, kracht alles irgendwann in sich zusammen. Für Ihr Softwareentwicklungsprojekt heißt das: Starten Sie mit der tatkräftigen Unterstützung von Profis. Diese können Ihre Software nicht nur entwickeln, sondern Ihnen auch wertvolle Tipps und Beratung geben, denn ist Ihre Software-Lösung einmal versaut, lässt sich die Karre nicht mehr aus dem Dreck ziehen und wird zur Kostenfalle und verursacht Dauerstress.
  • Achten Sie darauf, dass der Quell-Code Ihnen von Anfang an gehört! Ein seriöser Dienstleister wird Ihnen das anbieten. So kann auch eine Übergabe an interne Mitarbeiter oder andere Dienstleister erfolgen – das letzte sehen wir natürlich nicht so gerne.
  • Beobachten Sie, wie sich Ihre Software entwickelt. Muss jeden Monat nachgeschliffen werden? Reagiert Ihr IT-Dienstleister nicht rechtzeitig oder ist die Welt in Ordnung und es kommen nur ab und zu ein paar Änderungswünsche? Im ersten Fall kann es Sinn machen eigene Kompetenzen aufzubauen. Im zweiten Fall sollten Sie sich lieber eine Tasse heiße Schokolade gönnen und Ihrem Miet-Softwareentwickler bei der Arbeit zusehen. Denn ehe Sie Hello und World sagen, ist der schon längst fertig. 

Sie stehen noch ganz am Anfang?

Lassen Sie uns doch gemeinsam Ihre Software entwickeln!

Sie haben jetzt sicherlich einige Denkanstöße bekommen, um zu entscheiden, ob Sie alles selber machen oder ob Sie doch jemanden brauchen, um Ihre Software entwickeln zu lassen. Die ersten Schritte mit Excel oder Standard-Software, die wie die Faust aufs Auge auf Ihre Probleme passt, ist sicherlich kein schlechter Einstieg. Wenn’s darüber hinaus geht, sollten Sie für einen sauberen Start Profis heranziehen, wie z.B. die PI Informatik GmbH, um nicht schon in der ersten Kurve herauszufliegen. Anstatt selbst alles zu vermasseln, Software lieber entwickeln lassen! Also Lassen Sie sich ein heißes Bad ein und wir kümmern uns um den Rest.

Softwareentwicklung

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